TOPLANTI NOTLARI YAZMAK

“Taşı oydum. Gönlümdeki sözleri ona vurdum!” [1] Kül-Tegin’in yazıtını yazan akrabası Yolıg-Tegin’in bu sözler. Eski Türkler yazıta ‘bengü’ yani ‘ebedi’, ‘ölümsüz’ derlerdi[2]. Kül-Tegin’in yazıtları M.S. 732 yılından kalma… Bu en eski Türk yazıtları Göktürklere ait. Yazı Türk kültürüne geç girmiş ama yöneticiler ona bütün gönülleri ile sahip çıkmışlar.

Google’da ‘minutes of the meeting’ ifadesini aratınız. Sonra ‘toplantı notları’ ifadesini aratınız. İngilizcesi 951.000 defa, Türkçesi 15.300 defa bulunuyor.

Kısacası Göktürklerden bu yana fazla değişen bir şey yok. Türk kültürü hala işlevsel olarak söze önem veren, sözlü bir kültür. Yazının kıymeti daha çok hukuki önem taşıyan durumlarda geçerli. Sözlü bir kültür, göçerek yaşayan, ailesi ile birlikte sınır boylarında akın düzenleyen bir kavim için geçerli ve onu güçlü kılan bir kültür olabilir. Fakat günümüzün yerleşik ve sanayileşen Türkiyesinde bunu savunmak kişileri ve kurumları başarılı kılmaz. Maalesef kılamıyor da.

Ciddi sanayii işleri yapan şirketlerin önüne müşteri isteklerinin doğru tespitinden, ürünün doğru ve randımanlı üretimi, testleri ve teslimine kadar ISO 9000, DO178B, ISO12207, MIL498 vb. bir çok standartlar çıkmakta…. TUBITAK vb kuruluşlardan destek ve teşvik almak için, ya da müşteri şartnameleri gereği üretim sürecinin belgelenişi artık bir zorunluluk haline geldi.

Belgeleniş gerektiren tüm durumlarda, toplantı notları, istenen belgelerin hazırlanışı ve doğrulanması için güçlü bir kaynaktır. Ayrıca ISO12207, IEEE1074 gibi üretim süreçlerinin düzenlenişine ilişkin standartların uygulanmasında toplantı notu tutmağa başlamak atılan ilk ve doğru adım olur.

ISO9000’i bir anda uygulamağa başlamak mümkün değildir, çoğu kez. Şirket elemanları ve yönetiminin bilgiyi biriktirmek ve nakletmek konusunda belirli bir olgunluğa gelmesi şarttır, bu tür standartları uygulayabilmek için. İşte toplantı notu tutmak bu olgunluğu sağlamak için atılacak ilk adımdır.

Uygulamaya başlamak için aşağıdaki bilgileri içeren bir format standardı belirlemek ve anketli boş form hazırlamak gerekir(soft ve hardcopy). Her toplantı başlamadan o toplantıda not tutacak kişinin ismi belirlenir.

Not tutan:
Tarih:
Onaylayan: (müşteri vb resmi toplantılar için)
Yer:
Katılanlar:
Gelmeyenler:
Konular
Konu, dile getiren
Kararlar
Konu, yükümlü, tarih sınırı

Farsça’da ‘eser’ kelimesi Türkçe ‘iz’ anlamına gelir. Bir şeyi arayıp bulamayınca ‘aradığım şeyden eser yok’ deriz. Dilimizdeki ‘eser bırakmak’ deyimi aslında ‘iz bırakmak’ anlamına gelir.

Toplantı notları başarıya giden yolda bıraktığımız izlerdir. Onları incelemek ilerisi için bize yol gösterir.


[1,2] Prof. Dr. Bahaeddin ÖGEL, Türk Kültürünün Gelişme Çağları, Türk Dünyası Araştırmaları Vakfı, 116,112.